OFFRE D’EMPLOI
ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE
47e Festival du nouveau cinéma de Montréal – 3 > 14 octobre 2018

L’adjoint.e administratif.ve relève du directeur général mais il/elle occupe une position centrale, en relation avec les différents départements du Festival : programmation, communication, production… Il/Elle a pour principale tâche d’assurer un travail général de bureautique et de réception (accueil, gestion des appels, messages et invitations) mais peut répondre à tout autre tâche connexe demandée par les autres directeurs de département.
POSTE ÉLIGIBLE À UNE SUBVENTION SALARIALE D’EMPLOI-QUÉBEC

 

DÉFINITION DES TÂCHES ET RESPONSABLILITÉS

> Assurer l’accueil des personnes qui se présentent au bureau du Festival
> Recevoir, noter et transmettre les appels téléphoniques, prendre les messages
> Répondre à toute question concernant les soumissions et solliciter les personnes compétentes au sein du Festival selon la nature de la demande
> Donner les informations pertinentes relatives à la programmation, la billetterie et les lieux du Festival
> Effectuer un travail général de bureau :

Gérer le courrier, y compris via messageries, et recevoir les fax
Gérer la boite courriel de la réception, répondre aux courriels et les transférer aux personnes concernées
Collaborer à l’organisation matérielle du Festival et veiller notamment au bon fonctionnement des outils informatiques et connectiques
Assurer l’ordre dans l’espace d’accueil et dans l’espace de repas
Assurer l’inventaire et la gestion des journaux ainsi que de la documentation à la disposition du personnel
Assurer la gestion de l’entrepôt. Veiller à l’inventaire des fournitures de bureau, de la cuisine et faire les commandes appropriées

> Gérer les listes d’invitations pour les différents évènements du Festival :

Collecter les coordonnées et mettre à jour les informations dans les listings existants
Configurer l’envoi à travers notre plateforme de publipostage (Mailchimp)
Compiler les RSVP et formaliser les listes des confirmés

 

PROFILS ET EXPÉRIENCES RECHERCHÉS

> Excellente maitrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit et des outils de bureautique Office MAC (Word, Excel, Powerpoint, Mail)
> Personnalité accueillante et souriante
> Dynamisme, autonomie, esprit d'initiative, flexibilité, proactivité et sens de l'organisation
> Capacité à travailler en équipe de façon soutenue, aptitude au travail sous pression et à faire face à des délais courts inhérents au mode évènementiel
> Connaissances en base de données (Mailchimp) et plateformes de soumissions (FilmFreeway, Withoutabox et Zone Festival)

 

CONDITIONS

POSTE ÉLIGIBLE À UNE SUBVENTION SALARIALE D’EMPLOI-QUÉBEC
> Durée de l’emploi : du 7 mai au 2 novembre 2018, soit 26 semaines
> Nombres d’heures par semaine : 40 (base)
> Rémunération : variable selon expérience

 

Les personnes intéressées doivent faire parvenir une lettre de motivation et leur curriculum vitae par courriel avant le 7 avril 2018 à Anne-Sophie Chollot : aschollot@nouveaucinema.ca. Seules les personnes retenues seront contactées.

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